CMS handleiding De Coöperatie websites

Een beknopte inleiding voor gebruikers van Coöperatie websites.

Deze handleiding bevat de meest elementaire informatie die je nodig hebt om onze websites te gebruiken: hoe plaats je artikelen, hoe voeg je daar beeld aan toe, hoe zorg je dat ze goed tonen op je site?

De handleiding is niet compleet: een complete handleiding WordPress is minstens 100 pagina’s lang, en bevat een enorme hoeveelheid informatie die je nooit nodig hebt. Deze handleiding beschrijft onderaan ook basaal hoe je allerlei instellingen kunt aanpassen. Als je dat zelf wilt en kunt: prima. Als je hulp nodig hebt, neem dan contact op: support@decooperatie.org.

1. Inleiding

Deze handleiding is gemaakt voor reguliere gebruikers, die hebben in WordPress een status als contributor, author of editor. Het verschil:

  • Een contributor is een schrijver, die kan stukken plaatsen maar niet zelf publiceren
  • Een author is ook een schrijver, alleen kan die wel zelf stukken plaatsen
  • Editors kunnen daarnaast ook andermans stukken bewerken en behalve artikelen ook zogeheten ‘pagina’s’ aanmaken en bewerken.

Pagina’s worden gebruikt voor zaken als contact info – het zijn vaste elementen van de site, die hoogstens af en toe aangepast worden
Als je de site in gebruik neemt, worden de eerste gebruikers editor. Daarnaast krijgen ze ook de beschikking over een zogeheten ‘admin-account’, waarmee in principe de hele site naar eigen inzicht kan worden aangepast. Met een admin-account kun je ook nieuwe gebruikers toevoegen als die op je site gaan publiceren. Ons advies: gebruik het alleen om gebruikers toe te voegen, tenzij je redelijk op de hoogte bent van de ins en outs van WordPress. Updates en dergelijke worden allemaal door De Coöperatie verzorgd. Mocht je toch zelf aan de slag willen met aanpassingen van je site via een admin-account: dat is prima, alleen kunnen we het niet centraal ondersteunen. Wel zijn er van alle sites altijd dagelijkse back ups beschikbaar, zodat we eventuele vergissingen makkelijk kunnen herstellen.

Per afzonderlijke site is ook informatie beschikbaar over een aantal accounts die je kunt aanvragen als je bepaalde functies die we meeleveren aan wilt zetten. Spambescherming bijvoorbeeld, of de Blendle betaalknop van Reporters Online.

Gebruikers kun je vooralsnog alleen met de hand toevoegen, als je inlogt met een admin-account. Je doet dit door links in het staande menu (na inloggen dus) Users te selecteren, en dan ‘Add new’. Gebruikersnamen kunnen alleen kleine letters krijgen, en geen spaties bevatten. Je kunt mensen op de site vervolgens hun echte naam geven door op hun profiel de zogeheten ‘nickname’ aan te passen.
WordPress bevat mogelijkheden voor registratie met aanmeldingsformulieren, maar die staan uit. Dit om te voorkomen dat je overspoeld wordt met massieve hoeveelheden spam-gebruikers. De standaard WordPress reacties resulteren in duizenden nep-reacties per maand – die staan dus ook uit.

In de tekst hieronder leggen we de basis van het gebruik van al onze sites uit. Met het oog op de internationale plannen van De Coöperatie is de taal van de site ingesteld op Engels. De handleiding is (vooralsnog) volledig Nederlands.

2. Inloggen

De standaard link om in te loggen:

http://denaamvanjesite.nl/wp-login.php

Vul je gebruikersnaam in of je mailadres, en kies je wachtwoord. Gebruik aub alleen kleine letters voor je gebruikersnaam, en geen spaties. Je kunt het wachtwoord aanpassen, zie verderop.

Tip: sommige browsers geven aan dat een (reguliere) http-login onveilig is en alleen een (beveiligde) https-login niet. Tenzij je een webshop hebt of bijvoorbeeld bankrekeningnummers op je site wilt opslaan (wat we je echt ten stelligste af zouden raden trouwens) heb je geen https nodig, en kun je zulke waarschuwingen negeren. Neem contact op als je een beveiligde site nodig hebt, hou er rekening mee dat daar kosten aan verbonden zijn.

3) Dashboard

Daar kom je na inloggen, aan de linkerkant zie je de afbeelding hieronder. Alleen editors (redacteuren) zien pagina’s.

Uitleg:

Dashboard: daar ben je nu.

Over deze site: uitleg over wat je nodig hebt om deze site goed te laten werken.

Posts: klik op het aantal (dat wordt dan een pijltje) voor een overzicht van al je stukken. In sommige gevallen zie je ook stukken van anderen. Die kun je niet bewerken. Je eigen stukken wel. Via posts kun je ook een nieuw artikel toevoegen: ‘Add new’

Media: hier kun je je afbeeldingen zien en nieuwe toevoegen, zelfde idee als voor posts. Het is overigens doorgaans handiger om afbeeldingen en andere media toe te voegen als je een artikel aan het schrijven bent, zie verder naar onder in deze handleiding.

Pages: editors (redacteuren) kunnen hier pagina’s bewerken.

Comments: als het goed is gaat daar nooit wat staan, tenzij je de WordPress comments op je site aan zet. Overleg even met ons als je dat wilt.

Profile: hier kun je de tekst en (een heleboel) social media-links van je biografie veranderen, en je wachtwoord. Je bio op de site wordt aangepast daarna, dat kan even duren. Helemaal onderaan op je profiel kun je ook een eigen foto uploaden. Die zie je dan terug als afbeelding bij de bio die bij je gepubliceerde stukken verschijnt.

Verder zie hier nog (rechts) een overzichtje van wat er recent op de site gepubliceerd is.

4) Een bericht maken

Om te beginnen: artikelen hebben in ieder geval een kop en een hoofdtekst. Onze sites bevatten geen onderkoppen.

Bij de titel voor je de titel van je stuk in.

Het grote vlak bevat de broodtekst.

Als je op de voorpagina (en op allerlei andere plekken) een intro wilt gebruiken, doe je dat door na de bovenste zinnen een zogeheten more-tag toe te voegen. Zie de afbeelding hieronder, klik op het aangegeven icoontje, je kunt zelf bepalen waar je deze tag zet.
Onze sites werken niet met afzonderlijke intro’s in bijvoorbeeld samenvatting-velden.

5) Tekstopmaak

Vervolgens: de opmaak van de tekst. Daarvoor gebruik je de zogeheten editor, die een flink aantal iconen bevat. Zie de afbeelding hieronder.

Als we ze allemaal uitleggen wordt deze handleiding te lang, belangrijk om te weten is:

  • Je kunt het best de ‘Visual’ mode gebruiken, daar zie je het het meest nauwkeurig wat je aan het doen bent
  • In de drop down links (waar ‘paragraph’ staat) kun je de standaard-stijl voor de tekst selecteren (dat is dus ‘paragraph’) over verschillende formaten tussenkoppen, zogeheten headers.
  • B en I zijn respectievelijk vet en cursief, met de dubbele aanhalingstekens maak je streamers (in WordPress jargon: blockquotes). Met het schakeltjes-icoon kun je links toevoegen, met het doorgestreepte schakeltjes-icoon kun je links weghalen.

Je kunt tekst uit bijvoorbeeld Word rechtstreeks overnemen, maar selecteer dan voordat je plakt het icoon met de T op de afbeelding hieronder: WordPress editor uitgebreid. Je ziet daar een aantal extra iconen, voor Word overnemen met je de T hebben.
Er kan veel meer met deze editor, probeer de diverse mogelijkheden gerust zelf uit.

6) Tekstopmaak: tot slot

Je kunt teksten op de editor (zie boven) ook als Tekst bekijken, dan zie je met toevoeging van de HTML-code (die je site vertelt hoe het artikel eruit moet zien). Handig, maar alleen als je enigszins weet wat die codes betekenen.

We adviseren je de Page Builder modus niet te gebruiken, al is het wel leuk om ‘m een keer uit te proberen om te zien wat er allemaal mee kan. Stuff voor gevorderden, dat wel. Als je deze modus probeert, doe dan dan op een leeg artikel, en niet op een bestaand artikel – want de kans bestaat dat je dan al je tekst kwijt bent. Veel wat van je van de Pagebuilder nodig hebt (buttons bijvoorbeeld) kun je ook toevoegen via ‘Shortcodes’ op de editor trouwens.

7) Beeld toevoegen

Elk stuk heeft bij voorkeur minimaal 1 foto.

Om een foto te plaatsen klik je in de editor op ‘Add media’. Op het scherm dat je dan ziet, kies bestand uploaden en sleep of selecteer je foto. Zie de afbeelding hieronder. Als het beeld binnen is, klik je op ‘Insert into post’

Vervolgens zie je, zie ook de tweede afbeelding hieronder (‘Beeld Instellen’) wat extra mogelijkheden. Je kunt het beeld een onderschrift meegeven, bij ‘Caption’. Een alt text omschrijving met steekwoorden maakt het beeld beter vindbaar via Google. Niet op de afbeelding te zien, maar verder naar onder in de zijbalk kun je instellen hoe groot het beeld moet tonen.

Editors en authors kunnen ook een zogeheten ‘Featured image’ plaatsen, schrijvers kunnen dat niet zelf. Deze afbeeldingen tonen bovenaan het artikel en als miniatuur op de voorpagina. De procedure is vergelijkbaar met die voor het toevoegen van beeld in het artikel. Hou er rekening mee dat bij featured images het onderschrift niet getoond wordt – WordPress doet dan standaard niet omdat featured images vooral gebruikt worden als voorpagina-miniatuur, en daar kunnen geen onderschriften bij. Hou er overigens rekening mee dat de grootte van miniaturen op de voorpagina kan wisselen naar gelang het formaat van de afbeelding en of die staand of liggend is. Sommige mensen vinden dat mooi, andere niet, op onze sites is het ingebouwd dat de formaten kunnen wisselen.

Zeker voor foto’s geldt verder: probeer even wat dingen uit en je krijgt de slag vanzelf te pakken, meestal heb dat niet al bij de eerste keer.
En een tip nog: gebruik alleen beeld waarvan je zeker weet dat je de rechten hebt. Je kunt dat vinden via sites als Flickr.com, en op een heleboel andere plekken. Je mag beeld gebruiken als de maker ervan zegt dat dat mag, of als het een zogeheten creative commons licentie heeft. Als je site meer is dan een strikt persoonlijke, hou er dan rekening mee dat zo’n licentie ook ‘commercial use’ moet toestaan. Dat is bijvoorbeeld het geval als je artikelen aanbiedt met een Blendle betaalknop.

8) Beeld: aanvullingen

WordPress kan de links naar veel bekende sites, bijvoorbeeld Youtube voor video, standaard ‘embedden’ – dan tonen ze niet als link, maar je ziet op je scherm al de video. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen is de link toevoegen aan de broodtekst op de plek waar je de video wilt hebben. Voor veel andere bekende diensten voor beeld en geluid doet WordPress dit ook.

Als het toevoegen van een link niet afdoende is, dan moet je een zogeheten ‘embed-code’ gebruiken. Vuistregel: als je weet wat dat is, kun je ‘m vermoedelijk ook toevoegen. Vaak moet je hiervoor van de Visual- naar de Tekst-modus switchen.

We voegen van een embedded video bij:

9) Publiceren

Als je klaar bent met je tekst en het beeld moet je nog een paar dingen doen. Artikelen kun je rubriceren met behulp van een categorie en met behulp van tags. Een categorie moet je zien als een hoofdstuk van je site, de tags als de index ervan. Tags worden ook (een klein beetje) gebruikt bij de vindbaarheid van je site via zoekmachines.

  • Geef je artikel een categorie mee, bijvoorbeeld de categorie die geselecteerd is om op de voorpagina te staan (als zo’n categorie er is -doorgaans wel) of een categorie die in de menu-links op de voorpagina van je site terug te vinden is. Je vindt de keuzemogelijkheden hiervoor in de rechter zijbalk bij je artikel, als je bezig bent het te publiceren.
  • Geef je artikel een of meerdere tags mee als je het wilt indexeren.

Tip: vrijwel niemand houdt een goede indexatie van een site met tags vol, en het is niet per se noodzakelijk. Voor het tonen van je artikel op de site is het selecteren van in ieder geval een categorie wel nodig.

Daarna is het artikel klaar voor publicatie. Editors en authors kunnen dat zelf, en klikken dan op ‘Publish’ – zie afbeelding hieronder. Als je contributor van de site bent kun je niet zelf publiceren en staat daar niet ‘Publish’ maar ‘Submit for review’. Een editor kan je stuk dan nakijken en publiceren. Een contributor kan eenmaal gepubliceerde stukken wel zelf nog aanvullen en updaten.

Er staan, behalve de bovenstaande, nog een aantal opties in de rechter zijbalk. Als je een account bij Reporters Online hebt, kun je hier aanvinken of je het artikel betaald wilt aanbieden. dat doe je door ‘Pay with Blendle’ aan te vinken. Als het artikel ook in Blendle zelf moet verschijnen, vink dat ‘Sent to Blendle’ aan en neem contact op met Reporters Online.

De overige opties kun je zo door de bank genomen beter negeren – maar probeer ze gerust eens uit.

10) Overige wetenswaardigheden

– Je treft hier en daar in het CMS mogelijkheden aan om berichten te bekijken of voorbeelden te zien. Hou er rekening mee dat de intro’s daarbij soms wegvallen (de reden is een lang verhaal) en dat hoe een artikel er uitziet niet helemaal maatgevend is voor hoe het er na publicatie uitziet. Mocht je je artikelen ook door willen publiceren, bijvoorbeeld via Reporters Online in Blendle, dan kunnen je artikelen op de sites ook afwijkend uit komen te zien – en zaken als video embedden werken niet altijd.

– Het is niet erg als er in eerste instantie was mis gaat bij het publiceren van artikelen. Kijk rustig door wat er mis is en pas dat aan – ga ervan uit dat niemand behalve jij een gepubliceerd artikel ziet tot er aandacht aan wordt besteed op social media. De deelknoppen daarvoor vind je bij onze sites trouwens onderaan de artikelen.

Dit zijn de basics van het CMS en in de meeste gevallen voldoende. Vrijwel alle aanvullende informatie is te vinden op internet (tip: zoek in het Engels), en je kunt ook altijd mailen naar: support@decooperatie.org. We proberen zo snel mogelijk te antwoorden, maar dat kan niet altijd per omgaande.

Het zelf aanpassen van de site: een korte inleiding

Er zijn, kort samengevat, drie mogelijkheden meegeleverd om aan de site zelf en de vormgeving ervan zaken te veranderen. In vrijwel alle gevallen moet je inloggen als administrator/beheerder om dat te kunnen doen, en het is niet iets wat je hoeft te doen. Als je het onderstaande nooit leest, heb je nog steeds een prima website.

Instellingen veranderen

Om dat te doen ga je op je WordPress dashboard naar Appearance en je kiest voor Customize. Links opent een menu waar je een eindeloze reeks aanpassingen door kunt voeren. denk aan de kleurinstellingen van de sites, lettertypes, de vormgeving van de voorpagina en andere pagina’s, de header en footer van je site (de bovenkant en de onderkant) en nog een heleboel meer. Die mogelijkheden gaan we hier niet allemaal bespreken, al was het maar omdat je alles wat je aanpast rechts naast het menu op het scherm kunt zien. Handig om ye weten is dat je zonder zorgen van alles aan kunt passen. In het allerergste geval, als het helemaal mis gaat en ook wij geen oplossing weten, is er altijd een dagelijkse back-up van je site beschikbaar.

De vormgeving van afzonderlijke pagina’s (vaste onderdelen van je site) en ‘posts’ – je artikelen

Voor gewone artikelen, en artikelen met overwegen beeld en/of video zijn een aantal verschillende lay-outs beschikbaar, die per afzonderlijk artikel kunnen wisselen. Kies bij een artikel rechts voor een standard post, een gallery of een video-post, en daarna zie je helemaal onderaan de diverse varianten. met zijbalk, zonder zijbalk, diverse manieren om beeld te plaatsen etc. Daarna is het een kwestie van kiezen wat je het mooist vindt, en publiceren. Voor pagina’s kun je direct helemaal naar onder gaan voor de beschikbare varianten.

Zelf pagina’s maken

Op onze sites werkt dat met Pagebuilder van SiteOrigin, dat je kunt gebruiken (maar niet hoef te te gebruiken, zonder kan ook). Pagebuilder werkt met rijen op een pagina van 1 of meerdere kolommen, waarin je zogeheten widgets kunt zetten: stukjes code die op die plek op de pagina functies uitvoeren. denk: een mailformulier tonen, of een foto, of een selectie van artikel.

Je opent Pagebuilder op je scherm door rechts boven bij de editor te kiezen voor ‘Page Builder’ – die staat naast de standaard Visual modus, en de code-modus voor mensen die graag HTML lezen.

Eenmaal in Pagebuilder beland, kies je eerst een rij, waarna je daar widgets in plaatst. Aan zowel rijen als widgets valt eindeloos veel in te stellen, doorgaans staat het allemaal standaard goed en moet je vooral nadenken over: hoeveel kolommen wil ik in deze rij en welke widgets zet ik daar dan in?

Je kunt van beide zo veel toevoegen als je wilt, in de meeste gevallen in het met 5 rijen op een pagina wel klaar. Dan staat er zo veel info op dat je beter een deel op een nieuwe pagina kunt zetten.

Rijen zijn allemaal hetzelfde, widgets zijn dat beslist niet. Wij leveren er een stuk of 50 standaard mee, waarvan je overgrote deel vermoedelijk nooit nodig gaat hebben. Maar wie weet.

Wel hebben we ene overzicht gemaakt van de widgets die je wellicht wel eens tegen gaat komen, klik hieronder:

Widgets